Monitoring en onderhoud van een vloot UPS-systemen bij verschillende onderwijsorganisaties kan al snel een grote hap nemen uit uw beschikbare resources. Die werkzaamheden kunt u nu uitbesteden, dankzij een nieuwe dienst van APC /  Schneider Electric. Dat ontlast u niet alleen, maar verkleint ook de kans dat storingen de continuïteit van het onderwijs in gevaar brengen.

UPS’en hebben een onmisbare rol in veel schoolorganisaties. In Nederland zijn de cijfers relatief gunstig, maar toch vinden nog altijd zo’n 19.000 stroomstoringen plaatst. Dat zijn lang niet allemaal grootschalige storingen waarbij elektriciteit voor langere tijd niet beschikbaar is. Het gaat in de meeste gevallen om korte tot zeer korte onderbrekingen.

Die korte onderbrekingen zijn niet zo onschuldig als ze misschien lijken: het kan ervoor zorgen dat aangesloten apparatuur een plotselinge ‘klap’ te verduren krijgt. Bijvoorbeeld omdat ze niet zijn ontworpen om abrupt uitgeschakeld te worden. Bovendien kan door plotselinge uitval van systemen werk verloren gaan en kunnen lessen tijdelijk stilvallen. Een UPS voorkomt dit, doordat ze de stroomtoevoer tijdens storingen overnemen en aangesloten apparaten beschermen tegen bijvoorbeeld plotselinge piekspanningen.

Deze systemen zijn echter niet ‘set and forget’. Ze kunnen bijvoorbeeld in storing vallen. Ook zal de accu simpelweg verslijten, batterijen gaan immers geen leven lang mee. Toch worden verreweg de meeste UPS-units die worden geplaatst, vervolgens niet actief gemonitord. Op die manier worden ze zelf een potentiële bron van downtime, terwijl dat nu net hetgeen is dat ze moeten voorkomen.

Monitoring & Dispatch Services

Die monitoring is echter geen eenvoudige klus die u als IT-partner er ‘even’ bijdoet. Het vereist mankracht, specialistische kennis, voorraden van reserve-onderdelen, en een manier om de monitoring van een vloot UPS-en bij diverse klanten gecentraliseerd en efficiënt uit te voeren. Voor veel IT-partners gaat dat alles een flinke stap te ver. Gelukkig is hiervoor een oplossing: Monitoring & Dispatch Services. Dit is een relatief nieuwe dienst van Schneider Electric, het moederbedrijf achter de UPS-systemen van APC. De dienst bestaat uit twee onderdelen die in elkaar grijpen:

1. Remote monitoring
Via deze dienst kunt u alle UPS’en die u bij uw klanten hebt geïmplementeerd, permanent laten monitoren door Schneider Electric. Samen met hen bepaalt u bij welke drempelwaarden of calamiteiten zij in actie moeten komen.

2. Preventief onderhoud en reparaties
Stellen de experts via het monitoringsysteem een probleem vast, dan komt een monteur van Schneider Electric in actie. Deze gaat afhankelijk van een geconstateerde melding na of het probleem op afstand opgelost kan worden. Is dat niet het geval, dan gaat een monteur uiterlijk de volgende werkdag richting de schoolorganisatie om een reparatie uit te voeren, of onderdeel te vervangen. Op die manier bent u ervan verzekerd dat alle geïmplementeerde UPS’en altijd optimaal werken en storingen zo snel mogelijk worden opgelost. Zonder dat u daar zelf omkijken naar hebt.

De voordelen

Deze dienst komt met een aantal duidelijke voordelen:

1. Preventief onderhoud voorkomt (duurdere) reparaties
Grote storingen of defecten komen vaak niet helemaal uit het niets. Allerlei signalen kunnen wijzen op  naderend onheil. Zonder speciale voorzieningen gaan die waardevolle voortekenen verloren, en komt een schoolorganisatie voor voldongen feiten te staan wanneer het daadwerkelijk misgaat. Het gevolg: downtime van het onderwijs en eventuele (dure) reparaties aan onderwijsondersteunende apparatuur en/of de UPS zelf.
Zover hoeft het niet te komen. Het proactief reageren op voortekenen met preventief onderhoud voorkomt storingen voordat deze plaatsvinden. Met de Monitoring & Dispatch Services kunt u tijdig reageren op waarschuwingssignalen en zo erger voorkomen.

2. (Over)capaciteit is niet nodig
Het is belangrijk dat u snel en adequaat op een storingsmelding kunt reageren. Deze storingen kunnen namelijk leiden tot uitval van IT-systemen en andere apparatuur, en daarmee de continuïteit van het onderwijs in gevaar brengen. Dat is in de praktijk echter nogal wat: er moeten continu storingsmonteurs paraat staan. Enige overcapaciteit is daarbij wenselijk, want storingen kunnen ook bij meerdere scholen tegelijkertijd plaatsvinden. In de praktijk is dit onmogelijk, of op zijn minst lastig. Het oplossen van UPS-problemen is immers niet de corebusiness, en overcapaciteit kost geld.Met de Monitoring & Dispatch Services is die overcapaciteit niet nodig. Schneider Electric beschikt over eigen servicemonteurs. Daardoor krijgt u uw handen vrij voor uw kerntaken en beschikt u altijd over mankracht om schoolorganisaties tijdig uit de brand te helpen.

3. Altijd de juiste onderdelen paraat
Reparatie en onderhoud van UPS’en is niet alleen een vak apart, het vereist in veel gevallen ook het vervangen van specifieke onderdelen. Die onderdelen moet u voor een snelle reparatie ter plaatse wel op voorraad hebben. Dat zijn extra kosten die u als IT-partner liever niet hebt.Met de dienst van Schneider Electric heeft u dat probleem niet. Monteurs die u inschakelt via de Monitoring & Dispatch Services zorgen zelf voor de noodzakelijke onderdelen.

4. Eenvoudige uitbreiding van het portfolio
Waarschijnlijk bent u uw bedrijf niet gestart met het idee dat je UPS-units wil gaan monitoren en onderhouden. Deze dienst zelf uitvoeren vereist de nodige investeringen en expertise. Uiteraard kunt u een dergelijke servicetak zelf opzetten, maar dat kan ten koste gaan van uw corebusiness. Bovendien heeft u een behoorlijk volume aan servicewerk nodig om dat rendabel te laten zijn. Door dit volledig uit te besteden, kunt u een extra dienst aan uw portfolio toevoegen. Zonder dat u zelf tijd, geld, mankracht en middelen hoeft te investeren.

5. Herverdeling van beschikbare mankracht
Sommige IT-partners is een dergelijke dienstverlening al onderdeel van hun portfolio. Voor hen is monitoring en servicing van UPS’en al de praktijk. Toch kan het ook voor hen interessant zijn deze werkzaamheden uit te besteden. Op die manier kunnen zijn namelijk hun monteurs inzetten op plekken waar zij uiteindelijk rendabeler zijn. De Monitoring & Dispatch Services is in zo’n geval een kwestie van cost-to-service-optimalisatie.

Continuïteit van het onderwijs

Het grootste voordeel is uiteindelijk voor uw klanten in het onderwijs: zij kunnen erop vertrouwen dat hun IT-omgeving niet door problemen met de energietoevoer door de knieën gaat. Dat is voor de continuïteit van het onderwijs goed nieuws.

 

Meer weten?
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van en voordelen van de Monitoring & Dispatch Services voor uw klanten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.