Bij de inrichting van een digitale werkplek komt veel kijken, of het nu om een kantoor met honderden werknemers of om de werkplek van een eenpitter gaat. Met deze vijf tips bent u beter voorbereid bij de aanschaf van nieuwe hardware.

1. Optimaliseer het wifinetwerk

Gebruikers van een digitale werkplek kunnen niet zonder een goed werkend wifinetwerk. Die werking is echter van heel veel factoren afhankelijk. Onder andere van de kwaliteit van de hardware. Kies bijvoorbeeld voor een router met flinke wifi-antennes die zorgen voor een krachtig en stabiel netwerk. En wilt u gasten via een ‘gastennetwerk’ toegang geven tot internet? Professionele wifi-apparatuur biedt de mogelijkheid om draadloze computernetwerken met behulp van SSID’s van elkaar te scheiden. Consumentenapparaten bieden die mogelijkheid niet altijd.

Let ook op de gebruikte standaard voor draadloos netwerken. Wifi-apparaten ondersteunen meestal meerdere standaarden. Selecteer de snelste standaard, en bij voorkeur een die werkt in de 5 GHz-band. In veel gevallen komt u dan uit op 802.11n of 802.11ac. Zorg er dan wel voor dat ook uw laptops, smartphones en tablets deze standaard ondersteunen. Soms volstaat installatie van de laatste drivers.

Een ander belangrijk aspect is de fysieke omgeving waarin het netwerk fungeert. Betonnen constructies, kasten en elektronische apparaten kunnen een grote invloed hebben op het bereik. Zorg er bij voorkeur voor dat een accesspoint ‘vrij zicht’ heeft, bijvoorbeeld door montage aan het plafond. Met speciale tools zoals Ekahau HeatMapper kan de beste locatie voor wifi-apparatuur worden bepaald.

2. Selecteer de mobiele apparaten met zorg

Denk bij de aanschaf van mobiele apparatuur zoals tablets en laptops goed na over het gewicht en formaat. Een klein scherm werkt niet altijd even prettig, maar met een groot scherm moet de gebruiker een grote tas en meer gewicht dragen. En misschien is een combinatie van een laptop en een tablet – een 2-in-1 – het overwegen waard?

Ook de beheersbaarheid is een belangrijk aandachtspunt. Als de gebruikte apparaten verschillende versies van verschillende besturingssystemen draaien, wordt bijvoorbeeld het controleren op virussen en patches een grotere uitdaging. Dan kan het een overweging zijn om bijvoorbeeld voor de tablets voor één besturingsplatform of zelfs één merk te kiezen. Of om gebruik te maken van een ‘mobile device management’-oplossing.

In sommige sectoren waaronder de zorg is hygiëne eveneens iets om op te letten. Hoe goed is een mobiel apparaat schoon te maken? Dit moet afhankelijk van het gebruik zeker meerdere keren per maand gebeuren.

3. Overweeg beveiligingscamera’s

Naast IT-beveiliging is ook de fysieke beveiliging van de werkomgeving belangrijk, bijvoorbeeld met IP-camera’s. Bij de aanschaf van zo’n camera is ten eerste de beeldkwaliteit van belang: hoe scherp is het opgenomen beeld? Andere aandachtspunten zijn installatiegemak, de vraag of de camera over eventuele extra’s zoals bewegingsdetectie en gezichtsherkenning beschikt en de beveiliging. Kwaadwillenden moeten uiteraard geen toegang tot de beelden krijgen, en via een slecht beveiligde IP-camera kunnen hackers zelfs toegang tot het bedrijfsnetwerk krijgen.

Verder is er nog de vraag hoe het opgenomen beeld wordt opgeslagen zodat het na een onverhoopte inbraak kunnen worden terug bekeken. Sommige camera’s doen dit op een SD-kaart. Slimme inbrekers weten dit en kunnen die kaart uit de camera slopen. Betere opties zijn om de beelden op een beveiligde cloudlocatie op te slaan, of om de camera via het netwerk aan een server te koppelen.

4. Vergeet de zakelijke printers niet

Ondanks de opmars van het papierloze kantoor blijft een printer in de meeste werkomgevingen onmisbaar. De eerste vraag bij aanschaf van een zakelijke printer is waar het apparaat hoofdzakelijk voor wordt gebruikt. Worden er vooral tekstdocumenten afgedrukt, dan is de keuze voor een zwart-witprinter voor A4-formaat logischer dan die voor een duurdere kleurenprinter die ook op A3-formaat afdrukt.

Een andere afweging is de printsnelheid. Zeker als er veel grote documenten worden afgedrukt, is het verstandig om op de PPM-waarde (Pages Per Minute) te letten. Dat geldt des te meer als dezelfde printer door meer mensen wordt gebruikt. In dat geval moet ook rekening worden gehouden met de omvang van het interne geheugen (RAM) van de printer. Als veel medewerkers tegelijk printopdrachten sturen, moet het apparaat over genoeg RAM beschikken om alle opdrachten op te slaan.

5. Zorg voor een noodstroomvoorziening

Een Uninterruptible Power Supply (UPS) is een noodbatterij die direct aanslaat als de gewone stroomvoorziening uitvalt of fluctueert. UPS’en zijn er in allerlei soorten en maten: voor het tijdelijk draaiende houden van een IT-park of compleet datacenter, maar in kleiner formaat ook voor de bescherming van een digitale werkplek. Bijvoorbeeld een pc blijft hiermee een paar minuten in de lucht, totdat de stroomvoorziening weer is hersteld of een ander systeem zoals een generator het overneemt.

De capaciteit van een UPS moet ruim zijn toegesneden op de digitale werkplek die wordt beschermd. Bijvoorbeeld een grafisch werkstation vraagt om meer vermogen dan een office-pc. Een ander belangrijk aspect bij de keuze is hoelang een UPS noodstroom levert. Is dat lang genoeg om cruciale data veilig te stellen? Of lang genoeg om een andere noodstroomvoorziening op te starten? Zo zorgt u ervoor dat de digitale werkplek altijd beschikbaar is.