De werkplek is steeds vaker hybride: medewerkers wisselen hun werkplek tussen het thuiskantoor en de zaak. Als IT-partner ligt daar een schone taak: het faciliteren van veilige samenwerking vanuit deze nieuwe situatie. Maar hoe doet u dat? Drie aandachtspunten met bijbehorende oplossingen.

1. Veilige uitwisseling van ideeën

In het hybride kantoor zijn medewerkers niet altijd meer tegelijkertijd aanwezig. Dat heeft gevolgen voor meetings. Deze zijn in toenemende mate een mix van fysiek samenzijn en deelnemers op afstand.

Dat vraagt om een platform dat alle deelnemers samenbrengt, ongeacht waar ze zich bevinden. Een voorbeeld van zo’n platform is Cisco Webex. Het bestaat uit Webex Meetings, Webex Callings en Webex Teams. Webex Meetings faciliteert video- en webconferencing. Kenmerkend is het gebruiksgemak: deelnemers doen met een druk op de knop mee aan vergaderingen. Alle sessies zijn bovendien versleuteld en daardoor ontoegankelijk voor derden. Webex Calling is een digitale telefooncentrale uit de cloud. Deze biedt alle functionaliteiten die nodig zijn voor zakelijke telefonie, maar dan zonder de kosten en beheerlast van een traditionele PBX-centrale. Met Webex Teams leidt u samenwerking in goede banen en faciliteert u onder andere chat en bestandsuitwisseling.

Ook bijvoorbeeld Google biedt een cloudplatform voor veilige samenwerking: Google G Suite. Naast web- en videoconferencing via het onderdeel Google Meet maakt dit platform samenwerking aan documenten, presentaties en spreadsheets mogelijk.

Interactief presentatiescherm

In hybride meetings volstaat het aloude analoge whiteboard niet meer. Het is immers nauwelijks interactief en deelnemers op afstand hebben er niets aan. Interactieve presentatieschermen zijn hiervoor de moderne vervanger. Bijvoorbeeld de NEC InfinityBoard ondersteunt ieder videoconferencingplatform en is veelzijdig inzetbaar. Het doet dienst als presentatiescherm, maar ook als centraal scherm voor hybride meetings met deelnemers op afstand. Via het aanraakgevoelige scherm kunnen deelnemers eenvoudig content delen en bewerken. Daarmee is het de ideale centrale hub voor moderne meetingruimtes.

Een goede aanvulling op deze of andere digitale presentatieschermen zijn de standaarden uit de Vision F-series. Hiermee maakt u dergelijke beeldschermen eenvoudig verrijdbaar. Daardoor zijn ze gemakkelijk te verplaatsen naar de ruimte waar ze op dat moment nodig zijn.

2. Flexplekken inrichten

In de hybride werksituatie zijn vaste bureaus een verspilling van ruimte. Deze blijven immers deels onbezet. Flexplekken passen beter: deze kunnen immers naar behoefte worden ingezet. Ergonomie is hierbij wel een belangrijk aandachtspunt. Een slechte houding heeft allerlei negatieve gevolgen, van verminderde concentratie tot langdurige uitval. Bureaus, laptops en randapparatuur moeten dan ook snel en eenvoudig door medewerkers te verstellen zijn.

Ergotron levert hier allerlei benodigdheden voor. Zo bieden ze met hun LearnFit en WorkFit-lijnen flexibele en compacte zit-stabureaus die eenvoudig in hoogte instelbaar zijn. Ook de ErgoTron Neo-Flex Notebook Lift Stand is onmisbaar: met deze standaard stellen gebruikers de werkhoogte van een laptop eenvoudig op de juiste hoogte in.

Dockingstations

Een alternatief voor laptopstandaarden zijn dockingstations. Medewerkers kunnen simpelweg hun laptop hierop ‘inprikken’ en zo gemakkelijk en snel gebruikmaken van ergonomische voorzieningen als een externe monitor, muis en toetsenbord. Zo ontwikkelt Kensington veelzijdige modellen die een breed scala aan randapparatuur ondersteunen.

Laptops zijn het aangewezen werkinstrument voor de flexwerkplek. De modellen uit de Lenovo ThinkBook-lijn bieden alles wat je daarvan mag verwachten. Onder de stevige aluminiumbehuizing gaat dankzij de nieuwste Intel-processoren genoeg verwerkingskracht schuil voor vrijwel alle denkbare taken. Bovendien beschikken de laptops over ruime aansluitmogelijkheden, de nodige securityvoorzieningen zoals een vingerafdrukscanner en een TPM-chip, en een accu die met gemak een hele werkdag meegaat.

Randapparatuur

Medewerkers hebben vanwege ergonomische en praktische redenen al snel behoefte aan een extern beeldscherm. Mobiele medewerkers hebben wellicht baat bij een draagbare externe monitor, zoals de Lenovo ThinkVision M14. Deze lichtgewicht 14-inchmonitor weegt slecht 570 gram en sluit u eenvoudig via USB-C aan op uw laptop, handig voor bijvoorbeeld het geven van presentaties op locatie. Voor een meer permanente uitbreiding van flexplekken is er bijvoorbeeld de Lenovo ThinkVision L27q QHD. De 27-inch monitor beschikt over een hoge QHD-resolutie voor een gedetailleerde beeldweergave en ruim werkoppervlak.

3. Digitale veiligheid waarborgen

Medewerkers zijn lang niet altijd meer binnen de veilige poorten van de zakelijke firewall aan het werk. Dat betekent dat gevoelige bedrijfsdata dat ook niet zijn. Toch is het met enkele slimme voorzieningen goed mogelijk ook thuis en onderweg veilige werkplekken te faciliteren.

Digitale werkomgeving

Medewerkers moeten vanuit iedere locatie en met ieder device bij hun data en applicaties kunnen. Het is voor IT ondoenlijk om dat decentraal, voor ieder apparaat apart, te regelen. Een veel efficiëntere en veiligere oplossing is bijvoorbeeld VMware Workspace One. Via dit cloudplatform kunnen IT-beheerders iedere applicatie en alle data overal en via elk apparaat veilig beschikbaar stellen.

Identiteitsbeheer

Een ander aandachtspunt voor de hybride werkplek is veilig identiteits- en toegangsbeheer. Zeker buiten de firewall is het belangrijk dat personen zijn die ze zeggen te zijn, zodat onbevoegden niet bij bedrijfsmiddelen kunnen. Met Tech Data Managed Identity Services neemt u uw klant het identiteitsbeheer volledig uit handen. Deze dienst faciliteert eenvoudige een veilige toegang tot data, applicaties en systemen, zowel on-premises als in de cloud. Het vereist geen investeringen in de infrastructuur en laat de workflow van medewerkers zoveel mogelijk ongemoeid. Ook specifieke kennis is niet nodig, want het beheer en de uitvoering zijn geheel in handen van onze experts.

Bescherming tegen onregelmatige netspanning

Naast cybercriminaliteit en andere digitale risico’s kunnen ook problemen met de netspanning voor schade en uitval zorgen. Plotselinge pieken en dalen zijn zeer schadelijk voor pc’s en netwerkapparatuur. Voor computers op kantoor en thuis biedt de Eaton 3S UPS een betaalbare en betrouwbare bescherming tegen de meest voorkomende problemen met de netspanning, ook in het geval van stroomuitval. Door zijn aantrekkelijk design hoeft de 3S niet weggewerkt te worden in een huiselijke of zakelijke omgeving.

Meer weten?

Tech Data kan u uitgebreid ondersteunen bij de inrichting van hybride werkplekken. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op.