De afgelopen tijd ging er een schokgolf door veel organisaties. Een met blijvende impact. Veel teams werken inmiddels deels ‘remote’, deels op kantoor. Goede samenwerking is onder deze omstandigheden geen vanzelfsprekendheid en vereist een stevige basis van moderne IT-oplossingen. Technologie heeft enorme sprongen gemaakt. Dit verandert de manier waarop we werken, zeker in een diensteneconomie als Nederland. Dat kenniswerk is in veel gevallen niet afhankelijk van een specifieke locatie: mensen kunnen dat overal doen.

Voordelen van flexibele werkplekken

Toch kwam echt flexibel werken maar mondjesmaat op gang. Tot voor kort. De noodzaak om vanaf verschillende locaties te kunnen werken is door de crisis nog nooit zo sterk aanwezig geweest als nu. Dat heeft naast tijdelijke chaos ook geleid tot inzichten. Nu komen zowel werknemers als werkgevers erachter dat werken onafhankelijk van plaats en tijd allerlei voordelen met zich meebrengt.

Werkgevers kunnen besparen op bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding, inrichting van het fysieke kantoor, lunchvoorzieningen en kosten voor bijvoorbeeld elektriciteit en warmte. Werknemers staan bovendien niet meer dagelijks in de file, wat veel ergernis en uiteindelijk zelfs uitval bespaart. Ze kunnen zich thuis vaak beter concentreren, omdat ze niet of minder gestoord worden door collega’s. Bovendien is thuiswerken positief voor de werk-privébalans, mits daar goede afspraken over zijn gemaakt en werknemers niet trappen in de val van eindeloos overwerk en de ‘always-on’-mentaliteit.

Geen vanzelfsprekend succes

Het succes van flexibel werken is echter alles behalve vanzelfsprekend. Zonder de juiste hulpmiddelen liggen allerlei risico’s op de loer. Denk aan medewerkers die zich door gebrek aan communicatie en samenwerking zowel op persoonlijk als professioneel vlak niet meer verbonden voelen met hun collega’s. Of aan securityrisico’s zoals datalekken en malwarebesmettingen, ontstaan doordat werknemers buiten de firewall niet beschikken over de juiste middelen om veilig hun werk te kunnen doen. Ook is er het risico dat medewerkers ergens anders dan op kantoor simpelweg niet productief kunnen zijn, bijvoorbeeld omdat ze geen, of minder, toegang hebben tot noodzakelijke applicaties en bestanden.

Technologie vervult een sleutelrol in het faciliteren van een moderne werkplek. Een mix van de juiste hard- en software kan ruimtes, locaties, vestigingen en medewerkers met elkaar verbinden en tegelijkertijd de veiligheid en integriteit bewaken. Voor u als IT-partner zijn deze essentials, voor effectieve en veilige “collaboration”,  onmisbaar:

1. Oplossingen voor collaboration en videoconferencing

Oplossingen voor samenwerking en overleg zijn cruciaal voor flexibel werken. Meetings zien er in het moderne kantoor namelijk anders uit dan in een traditionele omgeving. Overleg vindt vaker ad hoc plaats, en bovendien is de kans groot dat meerdere deelnemers niet fysiek in de buurt zijn. Dat vraagt om de volgende voorzieningen:

  • Videoconferencing- en collaborationplatform: Cisco Webex

    Met een speciaal platform kunnen organisaties een solide basis leggen voor effectieve en veilige samenwerking. Zo’n platform laat medewerkers samenwerken aan documenten en presentaties, en overleg voeren alsof ze samen in dezelfde ruimte zijn.

    Cisco Webex is zo’n collaborationplatform. Een belangrijk onderscheidend punt van Cisco Webex is de eenvoud. Medewerkers kunnen eenvoudig een virtuele meeting starten vanaf ieder device, of dat nu een laptop, desktop, smartphone of tablet is. Ingewikkelde downloads of plug-ins zijn niet nodig; een browser of de Webex-app volstaat. Videomeetings zijn bovendien stabiel en van hoge kwaliteit.

    Een tweede onderscheidend aspect is beveiliging. Bij Cisco Webex is security vanaf de basis ingebouwd, ongeacht of u een securityprofessional, een compliance officer of een eindgebruiker bent. Cisco Webex biedt krachtige encryptie, zichtbaarheid en controle over naleving. Cisco Webex is een samenwerkingsplatform dat gegevens beschermt. Binnen de eigen organisatie, maar ook bij samenwerking met derde partijen.

    Naast de gebruikelijke videoconferencing mogelijkheden bevat Cisco Webex enkele krachtige, AI-gedreven functionaliteiten onder de naam Webex Assistant, die deelnemers in de meeting werk uit handen kunnen nemen. Zo kan Webex Assistant automatische transcripties van meetings genereren en deze automatisch achteraf naariedereen mailen. Ook is stembediening aanwezig. Deelnemers kunnen via de Webex Assistant allerlei zaken via stemcommando’s automatiseren, zoals het plannen van follow-upmeetings en het maken van aantekeningen. Op die manier kunnen medewerkers hun aandacht richten op de meeting zelf, wat de effectiviteit van vergaderingen bevordert.

  • Hardware voor videoconferencing: Cisco DX80

    Cisco Webex werkt zoals gezegd met vrijwel alle devices. Toch kan het voor uw klant zeer de moeite waard zijn te investeren in speciaal voor videoconferencing ontworpen apparaten. Op die manier zijn medewerkers verzekerd van een hoge beeld- en geluidskwaliteit en een zo prettig en realistisch mogelijke meetingervaring. Een goed voorbeeld van zo’n device is de Cisco DX80. Dit is een 23-inch touchscreen met geïntegreerde webcam en IP-telefoon. Het apparaat werkt vlekkeloos samen met het Webex-platform en geeft medewerkers het gevoel fysiek in dezelfde ruimte te zijn. Via het aanraakscherm kunnen ze bovendien tijdens een meeting samenwerken, bijvoorbeeld gezamenlijk presentaties en documenten annoteren. De Cisco DX80 misstaat ook niet als vast onderdeel van een flex- of thuiswerkplek: aangesloten aan een laptop fungeert het device als externe monitor.

2. Oplossingen voor security

In een traditionele kantoorsituatie zijn medewerkers tot op zekere hoogte adequaat beschermd door voorzieningen aldaar, zoals de firewall. Bovendien dicteerde IT lange tijd met welke devices medewerkers hun werk deden, wat de grip op het ‘apparatenpark’ verstevigde.

Die vlieger gaat echter vaak niet meer op. Medewerkers werken ook thuis of op locatie, en bovendien is BYOD (Bring Your Own Device) daarbij de nieuwe realiteit. Deze situatie vraagt dan ook om speciale middelen die data en devices ook buiten de traditionele randen van het netwerk beschermen.

Veilig bedrijfsnetwerk: Cisco Meraki MX68W

Een veilig bedrijfsnetwerk is een onmisbare voorwaarde voor de moderne werkplek. De Cisco Meraki MX68W is een geïntegreerd, krachtig netwerkapparaat dat hiervoor de basis biedt. Naast traditionele routerfunctionaliteit biedt het apparaat volwaardige UTM-mogelijkheden vanuit een centraal beheerbare console. Denk daarbij aan applicatie-gebaseerde firewalling, contentfiltering, webzoekfiltering, realtime intrusion prevention, bescherming tegen malware via Cisco Advanced Malware Protection (AMP) en webcaching. Ook het inrichten van SD-WAN’s is mogelijk voor een flexibele inrichting van het netwerk over meerdere locaties. De oplossing voorziet bovendien in VPN-verbindingen, zodat medewerkers ook vanuit huis of onderweg veilig verbinding kunnen maken met kantoor.

Beveiligingsplatform: Cisco Umbrella

Ook buiten het bedrijfsnetwerk moeten medewerkers veilig hun werk kunnen doen en moeten bedrijfsdata veilig blijven. Cisco Umbrella verzorgt die veiligheid ‘buiten de deur’. Deze cloudoplossing heeft DNS-beveiliging als basis, en combineert dat met bijvoorbeeld een firewall, veilige webgateway, toegangscontrole en threat intelligence. Dat alles in één centraal te beheren oplossing.

Cisco Umbrella leidt al het internetverkeer van medewerkers om via DNS-routing, en verschoont dat verkeer van cyberdreigingen als phishing, ransomware en andere malware. Ongeacht waar de gebruikers zich bevinden. Het platform blokkeert bovendien onveilige websites en IP-adressen. Het biedt de IT-beheerder daarbij een centraal overzicht van alle security-events in de gehele organisatie.

Tweefactor authenticatie: Cisco Duo

Medewerkers vragen vanaf allerlei locaties toegang tot data en applicaties. Het is dan extra belangrijk dat medewerkers daadwerkelijk zijn wie ze zeggen te zijn. Dat verkleint het risico op ongeoorloofde toegang, bijvoorbeeld door hackers die wachtwoorden hebben ontfutseld. Tweefactor authenticatie vergroot die zekerheid enorm. Het laat medewerkers naast een standaard inlogmiddel (zoals een wachtwoord) een tweede ‘sleutel’ overleggen, vaak een code die ze krijgen via een speciale app of sms.

Een oplossing die deze extra beveiligingslaag aanbrengt is Cisco Duo. Deze TFA-oplossing uit de cloud is gebruiksvriendelijk opgezet. De extra inlogprocedure is bewust zo eenvoudig mogelijk gehouden, zodat de productiviteit zo min mogelijk wordt verstoord. Desgewenst volstaat enkel een bevestigende druk op de knop. Duo combineert TFA met apparaatcontrole. De oplossing controleert hierbij of het apparaat dat om toegang vraagt aan de gestelde beveiligingseisen voldoet. Dat verkleint de kans dat medewerkers met onveilige apparaten gebruikmaken van bedrijfstoepassingen en zo alsnog het risico op een datalek vergroten.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de genoemde Cisco-oplossingen, en op welke manier Tech Data u kan helpen bij het faciliteren van veilige samenwerking bij uw klant? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.