Het is een van de grootste bronnen van misverstanden en ergernissen op de werkplek: slechte geluidsomstandigheden. Dat klinkt wat onschuldig, maar is het niet. Het veroorzaakt namelijk slechte verstaanbaarheid, irritaties, verminderde concentratie en productiviteit en zelfs imagoverlies. Gelukkig is al die ellende te voorkomen.

Steeds meer mensen werken thuis. Mede daardoor is het houden van audio- en videoconferences voor veel medewerkers dagelijkse kost geworden. Volgens onderzoek wordt maar liefst 5 uur en 18 minuten per werkdag besteed aan zaken waarbij geluid een cruciale rol speelt, zoals vergaderingen. Goede onderlinge verstaanbaarheid voor alle betrokken partijen is dan ook een cruciale voorwaarde.

Frustraties

Thuis zijn de geluidsomstandigheden ook niet altijd ideaal. Maar liefst 95% van alle kenniswerkers zegt dat ze regelmatig moeite hebben met bepalen wat collega’s en partners op afstand precies zeggen. Zo’n 69% moet in die situatie vragen wat precies gezegd is tijdens een onlinemeeting. Bij ruim een derde (34%) leidt dergelijke auditieve ellende vaak tot frustraties.

Ook op kantoor is de verstaanbaarheid vaak verre van optimaal. Kantoortuinen en flexibele werkplekken zijn in toenemende mate ‘open’ en daardoor rumoerig. Dat is geen lichtzinnig feit, want 48% van alle medewerkers ervaart luidruchtige werkomgevingen als problematisch. De helft van alle medewerkers geeft aan dat luidruchtige collega’s regelmatig hun concentratie onderbreken. Dat heeft allerlei vervelende gevolgen. Die variëren van concentratieproblemen en vervelende interrupties van gesprekken (“Wat zei je precies?”) tot pijnlijke misverstanden doordat mensen elkaar verkeerd verstonden.

Effect op de klantbeleving

Waar interne verwarring vervelend en pijnlijk kan zijn, wordt het in potentie nog schadelijker als ook de klantervaring eronder lijdt. Dat is het geval wanneer gesprekken met de directe doelgroep door slechte geluidskwaliteit verstoord worden. Het komt vrij amateuristisch over als medewerkers aan de telefoon voor de klant slecht verstaanbaar zijn.

Het kost organisaties bovendien veel tijd en (dus) geld. Zo gaan iedere week voor iedere medewerker gemiddeld 29 minuten verloren door slechte geluidskwaliteit tijdens telefoongesprekken. Dat is op fulltimebasis een goede 3 werkdagen per medewerker per jaar. Daar hangt geen goedkoop prijskaartje aan.

Goede apparatuur

Er is gelukkig een oplossing voor slechte verstaanbaarheid. Kwalitatief goede apparatuur zoals headsets en speakerphones verbetert de geluidskwaliteit voor alle betrokken partijen enorm en blokkeert tegelijkertijd storende elementen. Investeringen in dergelijke apparatuur verdienen zich dan ook vrijwel altijd snel terug. Voorwaarde is wel dat u samen met uw klant voor de juiste oplossingen kiest. Een aantal aandachtspunten is daarbij van belang:

1. Functionaliteit tegen storend omgevingsgeluid
Zowel kantoor- als thuiswerkers hebben baat bij apparatuur die storende omgevingsgeluiden filtert. Denk aan geluid van bouwwerkzaamheden, of het gezoem en gebrom van andere apparaten. Headsets met active noice cancelling (ANC) bevorderen de verstaanbaarheid van collega’s en de concentratie. ANC monitort continu het omgevingsgeluid en past daar de noice cancelling op aan. Deze functie is ook voor speakerphones waardevol: het blokkeren van storend omgevingsgeluid verbetert de verstaanbaarheid van de fysiek aanwezigen in een conferencecall.

2. Ondersteuning voor veelgebruikte samenwerkingsoplossingen
In sommige gevallen is een slechte geluidskwaliteit te wijten aan een ongelukkige combinatie tussen de gebruikte apparatuur en de conferencing oplossing. Daarom is het belangrijk dat de headset en speakerphone goede ondersteuning bieden voor moderne, veelgebruikte teamsoftware zoals Google Meet, Microsoft Teams en Zoom.

De geluidskwaliteit is niet het enige voordeel van een goede ondersteuning. Medewerkers zijn met compatibele of zelfs gecertificeerde apparaten veel minder tijd kwijt aan het goed werkend krijgen van deze apparaten binnen de conferencing oplossing. Dat scheelt veel frustratie, tijd en geklungel voordat met een presentatie of meeting kan worden gestart.

Sommige apparaten met goede ondersteuning beschikken zelfs over tijdbesparende functies, zoals een knop waarmee ze snel hun meetingsoftware kunnen starten.

3. Ondersteuning voor meerdere stemmen
Een specifiek aandachtspunt voor speakerphones is de support voor meerdere stemmen tegelijkertijd. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar is het niet. Sommige speakerphones kunnen slechts een stem tegelijkertijd oppikken en filteren vervolgens alle achtergrondgeluiden eruit.

Op die manier kan dus steeds maar één persoon tegelijkertijd spreken, wat een behoorlijk remmend effect heeft op een onlinemeeting. Een ‘duplex speakerphone’ kent die beperking niet en laat het spreken van meerdere mensen tegelijkertijd toe, zonder dat de verstaanbaarheid in het geding komt. Deze functionaliteit is cruciaal voor het ontstaan van een natuurlijk gesprek.

4. Comfort
De draagcomfort van een headset prijkt niet altijd boven aan het wensenlijstje. Onterecht. Medewerkers gebruiken deze apparaten vaak vele uren per dag, en vaak uren achtereen. Een slecht zittende headset kan hoofdpijn, irritaties en ander ongemak veroorzaken. Comfort is dan ook erg belangrijk. Een ergonomische vormgeving, goede bouwmaterialen en een nette afwerking zijn niet enkel en alleen belangrijk voor het oog.

EPOS

Een voorbeeld van een leverancier van audio-oplossingen die aan bovenstaande eisen voldoen is EPOS. Hun headsets uit de lijnen ADAPT en IMPACT en hun speakerphones uit de EXPAND-lijn verbeteren de verstaanbaarheid van medewerkers dankzij zeer geavanceerde microfoontechnologie. EPOS Voice-technologie zorgt voor een zo natuurlijk mogelijke weergave van stemgeluid. Noise cancelling-technieken blokkeren ongewenst omgevingsgeluid en verminderen zo concentratieproblemen. De apparaten ondersteunen alle bekende conferencing platforms en zorgen zo voor een probleemloze werking.

De ADAPT-lijn bestaat uit bedrade en draadloze headsets met een goede prijs/prestatieverhouding. Zelfs de meest betaalbare ADAPT 100-headset beschikt al over een microfoon met noice cancelling voor een betere verstaanbaarheid.

De headsets uit de IMPACT-lijn zijn nog luxueuzer uitgevoerd. Dankzij de hoogwaardige materialen en fijne afwerking is het draagcomfort zeer hoog. Het topmodel, de IMPACT 600, beschikt zelfs over noise cancelling in zowel de microfoon als de luidsprekers, voor optimale verstaanbaarheid en concentratie.

Met de compacte en draagbare EXPAND 30-speakerphone zijn zowel de mensen in de meeting room als die op afstand goed verstaanbaar. Het apparaat beschikt bovendien over duplex-technologie, waarmee het meerdere stemmen tegelijkertijd kan opvangen en isoleren van het achtergrondgeluid. Met een druk op de knop hebben medewerkers toegang tot Voice Assistant/Microsoft Teams. Zo zijn ze zo min mogelijk tijd kwijt met het up and running brengen van de vergadering. Het apparaat is gecertificeerd voor Microsoft Teams en Google Meet, en is compatibel met Zoom.

Meer weten
Bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden van EPOS-apparatuur voor uw klant? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.