De inrichting van kantoren is, deels noodgedwongen, fors aan het veranderen. U heeft hierin als IT-partner een niet te onderschatten rol. Met de juiste middelen bouwt u mee aan een omgeving waarin medewerkers zich prettig voelen en productief zijn. HP Nederland gaf in hun nieuwe locatie ‘The Hub’ alvast het goede voorbeeld en richtte dit in met behulp van hun eigen ‘Office of the Future’-portfolio.

Hoe ziet het kantoor van de toekomst eruit? HP heeft daarop een duidelijke visie. Het bedrijf liet het niet enkel bij ideeën: het greep de verhuizing naar een nieuwe locatie in Amstelveen aan om die visie vorm te geven. Een prettig detail: dat kantoor kunt u voor uw klant nu al realiseren. Pieter Schouten, werkplekconsultant en lid van het End User Management Team van HP Nederland, licht toe hoe zij hun visie op de Office of the Future in de praktijk realiseerden.

Van markttrends naar oplossingen

Pieter is bij HP verantwoordelijk voor het volgen en analyseren van algemene trends in de markt. De specifieke implicaties van die trends voor de werkplek hebben daarbij zijn grote interesse. Met die bril keek hij naar de implementatie van Office of the Future in het nieuwe pand. “Office of the Future is een bestaand portfolio van HP en we zagen hier een perfecte gelegenheid om te bewijzen hoezeer we er bij HP zelf in geloven. Daarom was het onze missie om dit concept in The Hub, de naam voor ons nieuwe kantoor, optimaal uit te dragen. We hebben daarbij gefocust op drie aspecten: productiviteit, aantrekkelijkheid en duurzaamheid.”

Volgens Pieter is het voor een productieve omgeving belangrijk dat de middelen passen bij de mensen op de werkvloer. “Om dat in The Hub te kunnen doen, hebben we onze typen medewerkers onderverdeeld in vijf persona’s, oftewel gebruikersgroepen. Voor elke persona hebben we een eigen werkplek samengesteld.”

Twee monitoren per werkplek

Naast de persona-keuzes heeft HP de primaire behoeften van de medewerkers in kaart gebracht. “Zo hebben we gekozen voor een inrichting met docking monitoren met monitorarm en USB-C-aansluitingen voor de laptops. We gebruiken overal dubbele schermen, of 43-inch breedbeeld curved schermen voor mensen die daar de voorkeur aan geven. Onderzoek wijst uit, dat een tweede scherm de productiviteit met wel 35% verhoogt. De QHD-resolutie van de beeldschermen biedt medewerkers sowieso meer werkruimte.”

Dankzij de docking monitoren is het aansluiten van laptops van alle merken (inclusief USB-A laptops) en randapparatuur een koud kunstje. De ingebouwde pop-upwebcam met microfoon maakt videomeetings mogelijk.

Printen vanuit de cloud

Ook wat betreft printen laat Office of the Future zien hoe nieuwe technologie de effectiviteit en het gebruiksgemak op dit gebied bevordert. “Overal in het pand staan printers, met keuze uit inkjet en laser, A4 en A3. We betalen onze eigen interne organisatie per printje. Of je als medewerker nu thuis, op kantoor of onderweg bent, je kunt altijd printen naar een cloud-printdienst. Vervolgens kun je op kantoor je badge tegen elke willekeurige printer houden en komt jouw printje eruit.”

Focusruimtes en huddle space

Naast de flexibele werkplekken heeft HP diverse ruimtes ingericht waar medewerkers zich kunnen terugtrekken voor werk dat focus vereist. HP heeft deze ruimtes voorzien van docking monitoren met ingebouwde webcam, de HP E27d G4 QHD. Deze 27-inch beeldschermen bieden door de hoge QHD-resolutie (2560 x 1440 pixels) medewerkers genoeg werkruimte.

Meetingruimtes op maat

HP richtte in The Hub diverse meetingruimtes in om groepen van diverse grootten te kunnen faciliteren. “We hebben de hele infrastructuur zo ingericht, dat je zonder iets te doen direct draadloos kunt presenteren of videocallen met Zoom. Daar hebben we verschillende typen ruimtes voor ingericht: Small, Medium en Large. In elk type ruimte gebruiken we passende HP-schermen en -devices – zoals mini-pc’s en HP Elite Slice – met in de grotere ruimtes ook third party-randapparatuur, zoals camera’s, speakers en losse microfoons.”

De diverse ‘maatvoeringen’ van de meetingruimtes hebben ieder eigen specifieke technologische voorzieningen. Een overzicht van opstellingen die op de meetingruimtes in The Hub zijn geïnspireerd en voor u als partner als leidraad kunnen dienen:

Meeting Room Small (tot 4 personen)

Deze ruimte is bij HP zo ingericht, dat medewerkers zonder het ‘inprikken’ van kabels een meeting kunnen starten. Ze gebruiken daarvoor de HP Elite Slice G2 for Meeting Rooms. Dat is een speciaal voor videoconferencing ontwikkelde 12-inch tablet, voorzien van een handige speaker. HP levert deze in een uitvoering voor Teams en in een uitvoering voor Zoom. Eventueel kunnen ze gebruikmaken van een externe webcam, een Logitech Brio 4K UHD, voor het in beeld brengen van bijvoorbeeld een whiteboard en/of de fysiek aanwezigen als groep.

Meeting Room Medium (4-8 personen)

Deze meeting room geeft medewerkers het idee bij elkaar in één ruimte te zitten. Ook hiervoor is HP Elite Slice G2 for Meeting Rooms geschikt, maar dan in de uitvoering ‘Audio Ready’. Deze uitvoering ondersteunt namelijk externe audioapparatuur, en dat is bij wat grotere groepen snel wenselijk. Als externe webcamoplossing adviseert HP de Logitech MeetUp, een oplossing die voor wat grotere ruimten geschikt is dan de Brio 4K UHD die het in de kleine ruimtes gebruikt.

Meeting Room Large (8-20 personen)

Ook hier is de HP Elite Slice G2 for Meeting Rooms in de Audio Ready-uitvoering een goede basisvoorziening. Videoschermen kunt u eventueel via VESA-mounts netjes aan de muur ophangen, en ook zijn externe microfoons en speakers aan te bevelen. HP adviseert hier de Logitech Rally Plus als externe webcam, al doe je het met die term wellicht wat tekort. Deze conferencing oplossing bestaat namelijk uit 2 webcams en 2 microfoons, en is daarmee geschikt voor meetings met grote groepen.

Huddle-spaces

Heeft uw klant behoefte aan kleinschalige overlegruimtes voor ad hoc meetings? HP heeft hiervoor de HP Collaboration PC G5 in het assortiment. Daarmee kunnen medewerkers snel en zonder tussenkomst van verloopjes hun scherm delen. Deze zijn verkrijgbaar in een uitvoering met ondersteuning voor Zoom of Intel Unite. Ook voor digital signage is de HP Collaboration PC G5 erg geschikt.

Aantrekkingskracht door esthetiek

Voor HP is het belangrijk dat het nieuwe kantoor een grote aantrekkingskracht uitoefent op potentiële nieuwe medewerkers. Daarom is esthetiek een belangrijk aandachtspunt geweest. “We zitten nu in een markant gebouw dat design en innovatie uitstraalt. Er is veel lichtinval van buiten, dat is prettig voor de medewerkers. Het interieur hebben we grotendeels opnieuw ingericht, met een focus op samenzijn en samenwerken. Dat zie je ook terug in de aandacht die in het pand wordt besteed aan wellbeing, bijvoorbeeld in de vorm van beweging en collegialiteit.”

Slim boekingssysteem

Een ander aandachtspunt was het verbeteren van het boekingssysteem waarmee medewerkers ruimtes kunnen afhuren voor bijvoorbeeld een meeting. “Het gebeurde op de oude locatie weleens dat ruimtes lang van te voren werden geboekt en vervolgens niet werden gebruikt. Dat kan nu niet meer. Wie een ruimte heeft gereserveerd, moet binnen een kwartier na de afgesproken tijd inchecken via een schermpje bij de ruimte. Gebeurt dat niet, dan wordt de ruimte weer vrijgegeven. Alle medewerkers hebben ook een app waarmee ze, ook buiten kantoor, kunnen zien welke ruimtes beschikbaar zijn. Met de app kunnen ze tevens een ruimte boeken.”

Partners kunnen meeliften

Partners kunnen meeliften met de investeringen die HP in The Hub heeft gedaan in Office of the Future, zo legt Pieter uit. “Het gaat om een portfolio dat voor partners al langer beschikbaar is. Partners kunnen alle oplossingen gewoon al bij eindklanten inzetten. Via HP Sales Central stellen we ook whitepapers, presentaties en dergelijke beschikbaar ter ondersteuning.

De verschillende formaten meetingrooms zoals we die in The Hub hebben ingericht, zijn als vaste bundels te verkrijgen, met keuze uit Zoom en Microsoft Teams. Verder kunnen we partners helpen met de inzet van persona’s. We hebben bijvoorbeeld een persona-workshop die we daarvoor kunnen inzetten. Zeker niet in de laatste plaats ziet Pieter The Hub als een ideale locatie om partners en klanten te ontvangen en samen business te genereren. “We hopen spoedig weer iedereen te kunnen ontvangen in ons nieuwe onderkomen.”

Meer weten?

Wilt u meer weten over hoe Tech Data u kan helpen bij de inrichting van een toekomstbestendig kantoor bij uw klant, en hoe de oplossingen van HP hieraan bijdragen? Neem gerust en geheel vrijblijvend contact met ons op.