De manier waarop we overleg voeren is de afgelopen tijd sterk veranderd. Urenlange, ver van tevoren geplande sessies maken steeds meer plaats voor kort, ongepland overleg. Medewerkers gebruiken daarbij het liefst hun eigen apparaten. Een deel doet op afstand mee, vanuit huis of een andere locatie. Dat vraagt om overlegruimtes die aan deze flexibele situatie kunnen worden aangepast. Hoe maakt u als IT-partner hiervan zo goed mogelijk gebruik

Kantoor- en vergaderomgevingen ondergaan de laatste tijd grote veranderingen. Flexibel werken is onderdeel van het ‘nieuwe normaal’. Een groeiend aantal mensen werkt daarbij afwisselend thuis en op kantoor. In die nieuwe situatie is BYOD (Bring Your Own Device) heel normaal. Medewerkers gebruiken niet meer alleen de desktop die de IT-afdeling jaren geleden heeft neergezet, maar een mix van apparaten: laptops, tablets, smartphones, van zowel de zaak als privé.

Die opkomst van BYOD is niet zo vreemd. Medewerkers werken nu eenmaal het liefst met de apparaten en tools die zij zelf uitkiezen, in plaats van dat IT dat voor hen bepaalt. In de praktijk gebruiken ze dan ook een mix van zakelijke en privé toestellen. Die vrijheid maakt hen productiever.

Overlegcultuur

Die nieuwe situatie zorgt ook voor verandering in de overlegcultuur en de manier waarop organisaties samenwerken. Een steeds kleiner percentage van alle meetings vindt volledig face-to-face plaats. Zogenaamde ‘hybride meetings’ zijn steeds vaker de norm. Daarbij neemt een deel van de medewerkers via videoconferencing deel aan een meeting. Volgens onderzoek van Barco zijn inmiddels bij 53% van alle meetings medewerkers op afstand betrokken. Dat cijfer zal in de toekomst alleen nog maar verder toenemen.

De opkomst van BYOD en hybride meetings vraagt echter wel om de juiste voorzieningen. Zonder speciale hulpmiddelen zijn effectieve vergaderingen of presentaties niet vanzelfsprekend. Zo is het leveren van een effectieve bijdrage aan een meeting moeilijker voor hen die op afstand meedoen, aldus maar liefst 55% van de ondervraagden in het onderzoek van Barco. 45% voelt zich bovendien minder belangrijk wanneer ze op afstand deelnemen, en 43% ervaart zelfs frustratie of het gevoel er niet bij te horen.

Ondanks de noodzaak die blijkt uit deze cijfers hebben organisaties vaak de voorzieningen niet op orde. Zo zet 44% regelmatig eigen middelen in om fatsoenlijk aan een vergadering te kunnen deelnemen, omdat de werkgever hierin niet voorziet.

Bring Your Own Meeting

Het gebrek aan effectieve middelen voor samenwerking biedt voor u als IT-partner natuurlijk volop kansen. U kunt voor uw klant een zogeheten BYOM-ruimte inrichten. Dat is een flexibele vergaderruimte waarbij medewerkers presentaties en meetings zelf kunnen initiëren met hun eigen devices. Die flexibiliteit past uitstekend bij moderne organisaties die medewerkers meer vrijheid en flexibiliteit willen bieden.

Bij het inrichten van een BYOM-ruimte zijn een aantal aandachtspunten belangrijk:

1. Zorg voor flexibele ondersteuning van devices

Centraal in het BYOM-concept is de flexibiliteit en vrijheid om te werken met ieder gewenst device.  Vergaderruimtes zijn vaak ingericht met een vast systeem voor videoconferencing, inclusief audio- en videoapparatuur die enkel met dat systeem werkt. ‘Even binnenlopen’ en met een willekeurig device een meeting hosten met een videoconferencing tool naar keuze is in zo’n situatie onmogelijk, of op zijn minst lastig.

Dat kan ook anders. Er bestaan namelijk oplossingen waarmee medewerkers via een smartphone, tablet of laptop een meeting kunnen hosten en de aanwezige audio- en videovoorzieningen in de ruimte kunnen gebruiken. De bestaande (vaak kostbare) oplossingen voor audio en video hoeven daarbij niet vervangen te worden.

2. Geef gasten en remote deelnemers dezelfde mogelijkheden als fysiek aanwezigen

Deelnemers die vanaf huis of elders deelnemen aan een meeting, mogen niet beperkt zijn in hun mogelijkheden ten opzichte van de medewerkers die wel fysiek aanwezig zijn. Ook mensen van buiten de organisatie moeten volop gebruik kunnen maken van de aanwezige mogelijkheden van meeting rooms.

Alleen als iedereen volledig kan meedoen ontstaat een evenwichtige, effectieve meeting waarin alle deelnemers zich volwaardig onderdeel van het team voelen.

3. Eenvoudig content delen en bewerken

Alle deelnemers aan een overleg moeten gemakkelijk content kunnen presenteren. Met enkele eenvoudige handelingen moeten ze content bijvoorbeeld kunnen casten naar een centraal presentatiescherm. De mogelijkheid om dat draadloos te doen is zo goed als onmisbaar. Met kabels kan er namelijk veel misgaan. Ze raken zoek, gaan stuk of zijn niet compatibel met de apparatuur van medewerkers. Dergelijke problemen zorgen voor onnodig veel frustratie bij deelnemers en belasting van de IT-afdeling.

4. Veiligheid mag niet in het geding zijn

Alle flexibiliteit en gemak mag niet ten koste gaan van veiligheid en privacy van de deelnemers. Centrale beheersbaarheid en een veilig ontwerp van BYOM-oplossingen zijn dan ook harde eisen. Ook (firmware)updates moeten eenvoudig en centraal uitvoerbaar zijn.

Barco Clickshare

Een systeem dat voldoet aan bovengenoemde punten is Clickshare van Barco. Deze oplossing transformeert een traditionele vergaderruimte naar moderne BYOM-ruimtes. Het systeem bestaat uit een centrale ‘hub’ en een aantal USB-dongles met een startknop. Medewerkers klikken de dongle simpelweg in hun laptop en kunnen letterlijk met een druk op de knop geheel draadloos hun volledige beeldscherminhoud of afzonderlijke documenten via de hub casten naar een presentatiescherm. Op die manier kunnen ze eenvoudig en via hun eigen devices een meeting of presentatie ‘hosten’.

Het systeem kent een aantal sterke punten waarmee het zich onderscheidt van de concurrentie:

1. Gebruiksgemak

Het meest opvallende aspect aan het Clickshare-systeem is de eenvoud. Medewerkers starten eenvoudig en binnen luttele seconde de meeting of presentatie, simpelweg met een druk op de knop. Dat scheelt tijd, frustratie en gedoe. Trainingen zijn daardoor niet nodig.

2. Volledig draadloos

Het systeem functioneert volledig zonder kabels (m.u.v. de HDMI-kabel van de hub naar het presentatiescherm). De bekende frustraties over niet-werkende kabels, verkeerde aansluitingen en rommelige kluwen zijn daarmee verleden tijd.

3. Werkt met ieder device

Het systeem functioneert met laptops (via de USB-dongles), maar ook met tablets en smartphones. Die laatste twee categorieën werken via de Clickshare Collaboration App. Deze app is beschikbaar voor zowel Android- als iOS-systemen.

4. Centrale beheer- en analyseomgeving

Via het XMS Cloud Management Platform zijn de hubs op afstand te beheren en automatisch te voorzien van updates. Zo weet uw klant zeker dat alle Barco-apparatuur beschikt over de nieuwste firmware. Bovendien geeft de beheeromgeving inzicht in het gebruik van de apparatuur, en daarmee in het gebruik van de meetingruimtes.

5. Ook voor gastgebruik

Gasten kunnen tijdens meetings van dezelfde mogelijkheden gebruikmaken als medewerkers. Ook zij kunnen via de USB-dongle eenvoudig een document, presentatie of scherminhoud delen. Installatie van software is niet nodig.

6. Samenwerkingsmogelijkheden

Gebruikers hebben via de Quick-button toegang tot een set samenwerkingsopties, zoals blackboarding en het maken van aantekeningen. Via de touch-backfunctie kunnen ze hun laptop bedienen via het centrale presentatiescherm, mits deze beschikt over een touchscreen.

7. Veilig

Het Clickshare-systeem is ontwikkeld met security als cruciaal uitgangspunt. Het voldoet aan de strenge ISO:27001-norm.

Meer weten?

Wilt u weten hoe u een effectieve BYOM-meeting inricht met behulp van Barco-technologie? Nieuwsgierig naar wat Tech Data hierin voor u kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op, dan spreken we samen de mogelijkheden door.