Nu medewerkers in toenemende mate thuiswerken, is een effectieve samenwerking niet altijd vanzelfsprekend. We nemen u mee langs de 5 belangrijkste middelen en aandachtspunten voor goed teamwork.

1. Gebruik een geïntegreerde communicatieomgeving

Met medewerkers die overal werken, is een gestroomlijnde communicatie geen vanzelfsprekendheid. Wanneer uw klant veel verschillende projecten verspreid over diverse afdelingen heeft lopen, is alleen e-mail al snel niet effectief meer. Naast dat het opstellen van een e-mail voor kortere berichten niet altijd de meest efficiënte optie is, kunnen vele e-mailgesprekken al snel verzanden in een onoverzichtelijke chaos.

Chat kan een goede aanvulling zijn, net als videoconferencing. Het is dan wel verstandig te kiezen voor een omgeving die deze communicatievormen samenbrengt op een enkel platform. Dat vergroot het gebruiksgemak en groepeert de communicatiestromen overzichtelijk, bijvoorbeeld per onderwerp, project of afdeling.

Microsoft Teams, standaard onderdeel van Office 365, is hiervoor erg geschikt. Dit platform combineert chat, videoconferencing en spraak. De communicatiestromen blijven overzichtelijk, doordat deze per afdeling, onderwerp of project gegroepeerd kunnen worden. Medewerkers zijn in te delen in afzonderlijke teams, waarbij een medewerker ook aan meerdere teams tegelijk kan deelnemen. Binnen een team zijn gesprekken te groeperen via zogeheten kanalen. Deze kanalen komen overeen met bijvoorbeeld een project, workflow of onderwerp.

2. Faciliteer veilige bestandsdeling

Het veilig en efficiënt uitwisselen van en samenwerken aan bestanden is een basisvoorwaarde voor goed teamwork. Niemand is gebaat bij tientallen versies van bestanden die via e-mailverkeer bij allerlei personen terechtkomen, zonder dat iemand weet wat nu precies de laatste versie is.

Het risico is dat medewerkers zonder goede, gebruiksvriendelijke voorziening hiervoor allerlei consumentenoplossingen gaan gebruiken. Vaak omdat ze nu eenmaal met die oplossingen vertrouwd zijn. Microsoft Office 365 biedt met OneDrive voor Bedrijven een solide, veilige en voor zakelijk gebruik ingerichte omgeving voor bestandsopslag, maar dan met het gebruiksgemak van consumentendiensten. Dat kan een cloudomgeving zijn, maar de oplossing kan ook on-premises bestandsdeling verzorgen.

De dienst biedt niet alleen een omgeving voor veilige opslag, maar laat medewerkers ook tegelijkertijd via elk apparaat aan Office-documenten werken. De integratie met Word, PowerPoint en Excel is naadloos, waardoor de workflow van medewerkers niet verstoord raakt. Dankzij versiebeheer beschikt iedereen altijd over de laatste wijzigingen en zijn deze ook weer ongedaan te maken.

3. Voorzie medewerkers van de juiste laptops

De verkoop van laptops is sinds het uitbreken van de pandemie enorm gestegen. Desktops worden veelal vervangen door laptops en tablets. Die passen nu eenmaal beter bij een organisatie waarin medewerkers in toenemende mate thuis- en flexwerken. Een goed mobiel systeem is dan ook onontbeerlijk voor kenniswerkers in de anderhalve-meter-samenleving.

Het is belangrijk hierin een weloverwogen keuze te maken. Een laptop moet draagbaar en tegelijkertijd krachtig genoeg zijn. Veiligheid is belangrijk, maar die mag niet ten koste gaan van de productiviteit.

Een laptop waarbij deze balansoefening goed is uitgevoerd, is bijvoorbeeld de Surface Pro van Microsoft. Deze is dankzij zijn 12.3-inchformaat en gewicht van nog geen 800 gram zeer draagbaar. Door het verwijderbare toetsenbord en aanraakscherm is het apparaat in een handomdraai als tablet te gebruiken. Dat maakt een investering in het apparaat een gunstige; de aanschaf van een extra tablet is immers niet nodig. Dankzij Touch ID vingerafdruk technologie is aanmelden bij Windows 10 een kwestie van een vingeraanraking.

4. Plaats een interactief whiteboard

Het whiteboard vervult van oudsher een belangrijke taak als centraal ‘kladblok’ tijdens brainstormsessies. De ouderwetse papieren vellen kennen echter een groot nadeel: ze zijn weinig interactief en bovendien niet bruikbaar voor thuiswerkers. Tegenwoordig zijn digitale, interactieve whiteboards voorhanden die de interactie en creativiteit stimuleren.

Een van de meest geavanceerde interactieve schermen van dit moment is de Microsoft Surface Hub 2S. Dit beeldscherm is feitelijk een volwaardige computer. Het hoogwaardige, aanraakgevoelige beeldscherm met 4K-resolutie heeft een comfortabel grote doorsnede van 50 inch (zo’n 125 centimeter). Doordat het standaard op Windows 10 draait, is het snel in de bestaande IT-omgeving te integreren en geschikt voor veelgebruikte applicaties als Word en PowerPoint. Met Microsoft Teams voegen deelnemers eenvoudig andere interne en externe contacten toe. Dat maakt het apparaat een echte vergader- en samenwerkingshub.

De Surface Hub 2S wordt geleverd met een bijpassende slimme pen, waarmee deelnemers rechtstreeks aantekeningen kunnen maken in documenten en presentaties. Met de voor het apparaat ontwikkelde Microsoft Whiteboard software kunnen teamleden, eenvoudig via hun eigen device, hun ideeën en aantekeningen op afstand toevoegen. Deze aantekeningen zijn te delen met anderen, wat de samenwerking versoepelt. Het scherm kan optioneel op een verrijdbaar onderstel worden gemonteerd, waardoor het apparaat gemakkelijk kan worden verplaatst. Voor meer info: https://www.microsoft.com/nl-nl/surface/business/surface-hub-2

5. Videoconferencing: aandachtspunten voor technologie

In de nieuwe situatie zijn lang niet meer alle medewerkers altijd op kantoor voor overleg. Dankzij videoconferencing zijn effectieve meetings echter geen enkel probleem. Sterker nog: vaak blijkt deze vorm van overleg effectiever dan fysiek vergaderen. Goed functionerende technologie draagt enorm bij aan de effectiviteit van videomeetings. Enkele aandachtspunten:

Gebruik een goede webcam
De basis voor een probleemloze, effectieve videomeeting is een goede webcam. Een aantal aandachtspunten zijn hierbij belangrijk. Zo moet een webcam over minimaal een full-HD-resolutie beschikken. Een hoge resolutie vergroot de scherpte van het beeld. Dat bevordert het gevoel van fysieke aanwezigheid en helpt bij de overdracht van subtiele non-verbale signalen.

Daarnaast is autofocus als functie onontbeerlijk, zodat de lens automatisch scherp stelt op de aanwezigen. De ingebouwde microfoon moet van goede kwaliteit zijn en breedbandaudio ondersteunen, zodat iedereen goed verstaanbaar is en de geluidskwaliteit onder alle omstandigheden hoog blijft. Ook moet de lens voldoende lichtsterk zijn voor een heldere beeldweergave.

Webcams voor vergaderruimtes moeten bovendien een voldoende groothoek hebben. Dat zorgt ervoor dat meerdere mensen tegelijk in beeld kunnen komen.

De Microsoft LifeCam Studio voldoet aan bovengestelde eisen. Deze webcam beschikt naast de genoemde eigenschappen over TrueColor-technologie die de belichting automatisch optimaliseert voor de gegeven lichtomstandigheden. Laptopgebruikers zullen al snel tegen de beperkingen van een ingebouwde webcam aanlopen, met name op het gebied van beeldkwaliteit. Ook voor hen heeft een dergelijke goede externe camera een grote meerwaarde.

Gebruik externe microfoons in vergaderruimten
Voor een nog betere verstaanbaarheid van de deelnemers aan een overleg is een externe desktop microfoon te overwegen. Voor vergaderingen tot maximaal 4 à 5 deelnemers is dit wellicht een overbodige luxe. Zeker wanneer de klant al gebruikmaakt van de Surface Hub 2S, die over een goede ingebouwde microfoon beschikt. In iets grotere vergaderruimtes kan het echter de verstaanbaarheid vergroten.

De beste keuze voor grotere vergaderruimtes zijn de zogeheten conferencing speakers. Deze bevatten zowel speakers als een microfoon en worden in het midden van de vergadertafel geplaatst.

Netwerkaansluitingen
Voor een stabiele videocall met een hoge resolutie en goede geluidskwaliteit is een bekabelde internetverbinding nog altijd de beste keuze. Zijn goede beeldkwaliteit en geluidskwaliteit erg belangrijk, dan is het verstandig om via de QoS-instellingen in de router de voorkeur te geven aan conferencingverkeer.

Overigens neemt dat niet weg dat goede wifi-dekking essentieel is, zowel thuis als op het kantoor. Deelnemers moeten immers met al hun devices kunnen deelnemen aan interactieve vergaderingen en van het internet gebruik kunnen maken. Een wifi-extender of access-point vergroot de kans op een probleemloze draadloze verbinding. Bij een investering in een nieuwe wifi-infrastructuur is de keuze voor de Wi-Fi 6-standaard de meest toekomstbestendige.

Meer weten?

Tech Data kan u helpen bij het faciliteren van een optimale samenwerking bij uw klant. Wilt u weten hoe? Neem vrijblijvend contact met ons op.