Veel van uw klanten werken momenteel thuis. Dat gaat niet altijd zonder slag of stoot. Ze kunnen uw hulp in deze uitdagende periode soms goed gebruiken. Daarom zetten we de belangrijkste technische en praktische uitdagingen op een rij, inclusief mogelijke oplossingen.

1. Haperende thuisverbindingen

Medewerkers die thuiswerken zijn vaak niet alleen thuis. Dat legt een grote druk op de beschikbare bandbreedte. Zeker wanneer bijvoorbeeld de partner ook thuiswerkt, kinderen ondertussen Netflixen en de ene videomeeting na de andere plaatsvindt.

Zonder een stevig thuisnetwerk zijn trage of zelfs haperende verbindingen het gevolg. Een moderne router heeft hier een spilfunctie. Deze moet minstens wifi-5 (802.11ac-standaard) ondersteunen, wifi-6 is nog beter. Randapparatuur zoals laptops en tablets moeten met deze standaarden overweg kunnen, anders wordt de verbinding alsnog afgeknepen.

Wanneer thuis intensief videoconferencing (op hogere resoluties) plaatsvindt, is een internetabonnement met voldoende hoge uploadsnelheid wenselijk. Downloadsnelheden voldoen in Nederland vrijwel altijd, ook bij instapabonnementen.

2. Toegang tot applicaties en bestanden

Thuiswerken is alleen effectief als medewerkers toegang tot dezelfde applicaties en bestanden hebben als op kantoor. Wat betreft toegang tot kantoorsoftware als Word, Office, Powerpoint en Excel biedt Office 365 uitkomst. De vertrouwde kantoorapplicaties zijn naast lokaal ook via de browser te gebruiken. Daarnaast kunnen collega’s samenwerken aan Office-documenten en documenten delen via OneDrive.

Voor lang niet alle organisaties gaan die mogelijkheden ver genoeg. Een flinke stap verder gaan Virtual Desktop Infratructure (VDI)-oplossingen zoals Citrix Virtual Desktop, VMware Workspace One en Windows Virtual Desktop. Hierbij loggen medewerkers vanaf huis (of iedere andere willekeurige locatie met internetverbinding) vanaf ieder willekeurig apparaat in op een centraal beheerde desktopomgeving. Vanuit daar hebben ze toegang tot al hun vertrouwde applicaties en bestanden.

Een alternatief is het remote beschikbaar stellen van specifieke applicaties in plaats van een volledig bureaublad. Dat kan met bijvoorbeeld Citrix Virtual Apps.

3. Meetings en overleg zonder fysieke nabijheid van collega’s

De meeste organisaties functioneren niet zonder regelmatig overleg. Ook in een situatie waarin het overgrote deel thuiswerkt, zijn meetings nodig. Gelukkig zijn hiervoor tal van mogelijkheden. Een oplossing is Microsoft Teams, onderdeel van het voor thuiswerkers eveneens handige Office 365. Microsoft Teams is een soort hub van waaruit medewerkers samen aan bestanden kunnen werken, chatten en (video)meetings kunnen organiseren.

Een alternatief is de clouddienst Cisco WebEx. Deze oplossing beschikt over diverse samenwerkingsmogelijkheden, zoals het delen van schermen, uitwisselen van bestanden, en het voeren van chat-, spraak- en videomeetings. Cisco schroefde onlangs het maximale aantal gelijktijdige deelnemers op tot 100. Dat is voor verreweg de meeste organisaties voldoende en tot 1 juli gratis voor iedereen.

Op het moment dat thuiswerken de norm is, mogen meetings best ook eens gaan over andere dingen dan alleen werk. Dat is goed voor de sfeer en collegialiteit.

4. Het beperken van securityrisico’s

Medewerkers werken thuis lang niet altijd met apparatuur van de zaak, en ook beschikken ze doorgaans niet over dezelfde geavanceerde securityvoorzieningen. Dat zorgt voor allerlei securityrisico’s.

Veel van die risico’s zijn te beperken met securityoplossingen die zich specifiek lenen voor werk op afstand. Een goed voorbeeld is Cisco AnyConnect Secure Mobility Client. Hiermee zetten werknemers een versleutelde VPN-verbinding op met kantoor. Op die manier kunnen ze veilig bij hun bestanden en applicaties. Cisco heeft onlangs ook hiervoor het maximaal aantal gebruikers verhoogd.

Cisco Umbrella vangt het gebrek aan een krachtige firewall grotendeels op. Dat is een cloudgebaseerd beveiligingsplatform dat gebruikers ook buiten de bedrijfsmuren bescherming biedt tegen internetdreigingen. Cisco heeft vanwege de coronacrisis tijdelijk de limiet voor het aantal gebruikers verhoogd, en verlengt ook de gratis proefperiode van 14 naar 90 dagen.

Voor organisaties die werken met vertrouwelijke data zijn voorzieningen voor identiteits- en toegangsbeheer cruciaal. Zo verzekeren zij zich ervan dat enkel de juiste personen toegang hiertoe krijgen. Leveranciers als Cisco en RSA bieden hiervoor diverse oplossingen.

5. Kinderen die aandacht vragen en onderwijs nodig hebben

Kinderen kunnen momenteel niet naar school, en vragen daarom extra aandacht. Thuiswerkende ouders moeten hun tijd verdelen tussen de kinderen en het werk. Werkt de partner ook thuis, dan zijn goede afspraken hierover verstandig. Een mogelijke oplossing is beurtelings werken en oppassen. Informeer de leidinggevende over gemaakte afspraken.

Kinderen hoeven tijdens het thuiszitten niet helemaal verstoken te blijven van onderwijs. Er zijn diverse leuke apps waarmee ze zichzelf kunnen vermaken en tegelijkertijd wat opsteken. Een bekende is Squla, een app waarmee ze spelend oefenen met de lesstof van de basisschool. Squla heeft vanwege de coronacrisis ook een aantal gratis spelletjes beschikbaar gesteld.

Een alternatief is Junior Einstein, dat zelfs momenteel gratis licenties beschikbaar stelt aan scholen. Ook Snappet en Spelling Oefenen zijn leerplatforms waar kinderen thuis mee aan de slag kunnen. Ambitieuze kinderen (of kinderen van ambitieuze ouders) kunnen een gratis cursus Scratch volgen, waarmee ze op een laagdrempelige manier kennismaken met programmeren.

6. Management op afstand

Voor veel leidinggevenden is fysieke aanwezigheid van medewerkers een soort geruststelling. Het geeft hen een gevoel van controle. Zij moeten er nu op vertrouwen dat medewerkers ook in een thuissituatie gewoon hun werk doen. Dat is voor sommigen een grote omslag.

Leidinggevenden kunnen in veel gevallen het beste aansturen op output. Vertrouwen is hierin cruciaal. Laat medewerkers aantonen dat ze hun werk gedaan hebben en thuis net zo productief zijn als op kantoor. Anderzijds vraagt het werken in een thuissituatie een flexibelere houding van leidinggevenden. Wanneer medewerkers enige vrijheid hebben in het zelf indelen van de dag, zorgt dat doorgaans voor de beste werk-privébalans. Met bijvoorbeeld Microsoft Teams of Skype voor Business kunnen ze eenvoudig zelf aangeven of ze op een bepaald moment beschikbaar zijn, of juist niet.

Wil u meer informatie over hoe Tech Data u kan helpen met het faciliteren van thuiswerkmogelijkheden voor uw klant? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Samen komen we door deze crisis heen.