Urenlange vergaderingen met ouderwetse beamers, een wirwar aan kabels en passief luisterende deelnemers hebben hun beste tijd gehad. Het past niet meer bij de moderne organisatie, waarin we steeds minder van 9 tot 5 op kantoor bivakkeren, effectiever vergaderen en intensiever gebruikmaken van technologie. Niet voor niets is Bring Your Own Meeting (BYOM) in korte tijd enorm populair geworden. Dat vraagt wel wat van digitale vergaderoplossingen.

BYOM is het antwoord op de groeiende vraag van uw klant naar flexibiliteit en betere samenwerking. Onder BYOM verstaan we flexibele, korte en efficiënte vergaderingen die medewerkers vanuit iedere locatie en met ieder willekeurig device kunnen initiëren. In plaats van urenlang luisteren staat interactie en samenwerking centraal. Deelnemers gebruiken daarbij eventueel een videoconferencingtool naar voorkeur.

Magneet voor talent

Een centrale rol in deze meetings spelen de digitale vergaderoplossingen die alle medewerkers en apparaten bij elkaar brengen en frictie waar mogelijk wegnemen. BYOM-oplossingen dragen op die manier bij aan de effectiviteit van vergaderingen, en de productiviteit, creativiteit en tevredenheid van medewerkers. Met een sollicitatiegesprek gevoerd met behulp van de nieuwste technologieën komt het bedrijf van uw klant bovendien over als toekomstgericht en innovatief. Dat werkt als een magneet voor talent, zeker op millennials en jongeren uit de generatie Z.

Maar waar moet zo’n moderne BYOM-oplossing aan voldoen? Vijf belangrijke eisen:

1. Geschikt voor medewerkers op afstand
Het samenbrengen van medewerkers, ongeacht of ze fysiek in dezelfde ruimte zijn, is een belangrijk kenmerk van Bring Your Own Meeting. We werken immers steeds minder op kantoor en steeds vaker thuis. De trend is nu al duidelijk zichtbaar: bij 53% van de onderzochte organisaties vinden meetings geheel of gedeeltelijk op afstand plaats. Die trend zal mede dankzij de huidige ontwikkelingen alleen maar verder voortzetten. Moderne vergaderoplossingen moeten medewerkers op afstand moeiteloos kunnen samenbrengen, haast alsof ze zich fysiek in dezelfde ruimte bevinden.

2. Eenvoudige draadloze casting- en verbindingsmogelijkheden
Medewerkers gebruiken in meetings een mix van zakelijke en privétoestellen. Dat mag geen enkel probleem vormen. Deelnemers moeten content eenvoudig kunnen delen op een centraal presentatiescherm, welk apparaat ze ook gebruiken. Het liefst draadloos; ingewikkeld gedoe met (niet-werkende) kabels en verloopstukken kost niet alleen de deelnemers, maar ook de IT-afdeling of die handige medewerker onnodig veel tijd.

De beste meetingoplossingen voorzien in eenvoudige draadloze verbindingsmogelijkheden, ongeacht het gebruikte apparaat en de gebruikte videoconferencingsoftware. Deelnemers moeten naast hun laptops ook hun smartphones en tablets eenvoudig kunnen koppelen aan presentatieschermen en basisstations.

3. Interactieve deel- en samenwerkingsopties
Bondige, effectieve en vooral interactieve meetings zijn populair. Meetingoplossingen moeten dan ook voorzien in voldoende mogelijkheden tot interactie en samenwerking. Denk aan het maken van aantekeningen op gedeelde schermen, het uitwisselen van bestanden (zoals een pdf van een brochure, of een PowerPoint-presentatie) en een digitaal blackboard. Dergelijke voorzieningen stimuleren de creativiteit en zorgen voor meer betrokkenheid bij de deelnemers.

4. Aandacht voor security en privacy
BYOM heeft een keerzijde: zonder strenge veiligheidsvoorzieningen zijn deze meetings een gewillige prooi voor hackers. Voor BYOM zijn een goede beheersbaarheid, beveiliging en respect voor privacy een must. Zakelijke meetings zijn immers doorgaans vertrouwelijk, en deelnemers gebruiken allerlei apparaten en netwerken. De beste vergaderoplossingen zijn centraal beheersbaar en te updaten en beschikken over een ISO:27001-certificering.

5. Data inzichtelijk kunnen maken
Gedigitaliseerde meetings hebben een prettige bijvangst: ze genereren veel data. In die data liggen bruikbare inzichten verscholen. Bijvoorbeeld over de mate van interactiviteit. Zo kan uit de vergadergegevens blijken dat medewerkers de vergadertools en de ingebouwde samenwerkingsmogelijkheden intensief gebruiken. Dat is een waardevol inzicht voor een organisatie die op het punt staat om een besluit te nemen over het ombouwen van kantoorruimte naar vergaderruimten of bijvoorbeeld het bijplaatsen van huddle rooms. Moderne vergaderoplossingen moeten die data inzichtelijk kunnen maken, zodat organisaties daarop kunnen acteren.

ClickShare

Een voorbeeld van een digitale BYOM-oplossing is Barco ClickShare. Deze oplossing voorziet in draadloze connectiviteit voor laptops en tablets met camera’s, microfoons, soundbars en centrale presentieschermen. Het voorkomt daarmee vergaderruimtes vol rommelige kabels. Deelnemers kunnen op afstand een meeting bijwonen of initiëren en letterlijk met een druk op de knop hun beeldscherm delen. Dankzij interactieve samenwerkingsopties blijft iedereen van begin tot eind betrokken. De bijbehorende app ondersteunt alle typen tablets en smartphones. ClickShare voldoet ten slotte met een ISO:27001-certificering aan strenge veiligheidseisen.

Nieuwsgierig naar wat Tech Data voor u kan betekenen? Neem contact met ons op voor meer informatie.