Werken waar we willen, wanneer we dat willen, met welk device we willen, met alle tools en data die we nodig hebben. Dat is in het kort de belofte van de moderne werkplek. Die herinterpretatie van het aloude vaste bureau biedt uw klanten grote voordelen, maar brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Dit zijn de 5 belangrijkste, inclusief mogelijke oplossingen.

1. Werken in de cloud vereist specifieke securitymaatregelen

Cloudapplicaties zijn voor een remote workforce vanuit praktisch oogpunt ideaal. Ze werken overal waar een internetverbinding aanwezig is. Ook bieden cloudapplicaties handige functionaliteiten zoals het gelijktijdig samenwerken aan documenten.

Cloudoplossingen zijn echter verre van risicovrij. De cloudadoptie neemt zo snel toe, dat veel organisaties moeite hebben met het beheersen van de securityrisico’s. Zo gebruiken medewerkers vaak dezelfde (zwakke) wachtwoorden en vergroten daarmee de kans op een hack. Bovendien heeft het eenvoudig delen van data een keerzijde: het verhoogt het risico op een datalek. Voor IT-afdelingen zijn cloudapplicaties vaak een ‘black box’: ze hebben geen zicht op wat er zich precies afspeelt en welke data gebruikers daar verwerken.

Speciale oplossingen voor cloudsecurity helpen de risico’s minimaliseren. Zo biedt het Symantec Integrated Cyber Defence-platform van Broadcom cloud- en on-premises beveiliging voor het beschermen van gebruikers en data en geeft de oplossing IT meer inzicht in en grip op de cloud.

2. Gebrek aan geschikt leiderschap

Een remote workforce vereist een compleet andere manier van leidinggeven dan in de oude situatie waarin iedereen van 9 tot 5 op kantoor zit. In plaats van micromanagement moeten leidinggevenden meer aansturen op eigen verantwoordelijkheid en resultaat. Ze moeten medewerkers niet alleen voorzien van de juiste ‘tools’ voor de moderne werkplek, maar hen ook meer loslaten en vertrouwen op hun zelfstandigheid.

Die paradigmaverschuiving is niet binnen alle organisaties vanzelfsprekend. Volgens onderzoek van Fujitsu ziet een aanzienlijk deel van de medewerkers het gebrek aan leiderschap en organisatiestructuur als de belangrijkste struikelblokken voor de realisatie van de moderne werkplek.

Ook op de lange termijn kan dat nadelige gevolgen hebben. Voor veel talent is die andere bedrijfscultuur en moderne manier van leidinggevenden in combinatie met een moderne manier van werken namelijk een zeer bepalende factor in de zoektocht naar een baan. Dat geldt zeker voor millennials en mensen uit de ‘Generation Z’, die samen een ruime meerderheid van de arbeidsmarkt vormen.

3. Goede ergonomie

Ook thuis en bij flexplekken is een goede ergonomie belangrijk. Een slechte werkhouding kan tot allerlei fysieke klachten leiden. Niet alleen ondervinden medewerkers hinder van deze klachten, ook kunnen ze leiden tot ziekteverzuim en een lagere productiviteit. Een ergonomische werkplek helpt dit voorkomen en verhoogt bovendien de productiviteit.

Belangrijke aandachtspunten zijn een verstelbaar bureau (het liefst een zit-stamodel) en een ergonomische, goed verstelbare bureaustoel en dito monitor. Zeker bij intensief gebruik van een laptop is een externe monitor een must.

Voor flexplekken is een zit-stabureau zoals de Kensington SmartFit Sit/Stand Desk ideaal. De verschillende componenten zijn snel op de gewenste hoogte te brengen, ook tot aan stahoogte. Dat verbetert de ergonomie enorm, zeker in combinatie met een speciale mat die de bloedsomloop stimuleert en zo vermoeidheid tegengaat. Wie de ergonomie van zijn huidige bureauvoorzieningen wil verbeteren, kan gebruikmaken van producten van Vision. Dat merk voert bureauverhogers en monitorstands waarmee bureaus en beeldschermen eenvoudig op de juiste positie kunnen worden gebracht.

Meer weten? In deze blog gaan we dieper in op ergonomie voor moderne werkplekken.

4. Efficiënte, interactieve vergaderingen

Ineffectieve meetings zijn een van de grootste bronnen van ergernis onder werknemers. De moderne werkplek neemt wellicht de noodzaak voor fysieke aanwezigheid weg. Toch zijn video- en webconferences geen voorwaarde voor geslaagde, zinvolle meetings. Belangrijk is dat deelnemers daadwerkelijk ideeën kunnen uitwisselen en hun input kunnen geven, en niet enkel als passief luisteraar deelnemen.

Epson biedt hiervoor diverse mogelijkheden. Zo maken hun businessprojectoren draadloos verbinding met onder andere smartphones, laptops en tablets. Deelnemers kunnen via die devices eenvoudig content of aantekeningen delen of zaken op het presentatiescherm annoteren. Dat stimuleert een actieve deelname en de uitwisseling van ideeën.

5. Bewaken van een gezonde werk-privébalans

De moderne werkplek heeft een ietwat vreemde relatie met de werk-privébalans. Enerzijds biedt het de mogelijkheden om die te verbeteren. Maar doordat medewerkers vrijwel overal en altijd kunnen werken, kunnen ze ook doorslaan in hun fanatisme. Standaard overwerken, ‘s avonds mails beantwoorden: het zijn de overbekende voorbeelden van een ongezond werkethos. Medewerkers kunnen het gevoel krijgen altijd ‘paraat’ te moeten staan. Op die manier komen ze nooit echt los van het werk. In dat geval gaat die moderne werkplek juist ten koste van de werk-privébalans, en ligt een burn-out op de loer.

Gelukkig zijn effectieve maatregelen mogelijk. Het belangrijkste is het maken van goede afspraken. Druk medewerkers op het hart dat ‘s avonds e-mails beantwoorden alleen bij hoge urgentie wenselijk is. Het slechtste wat leidinggevenden kunnen doen is dergelijk gedrag belonen of als voorbeeld stellen richting de rest. Verzeker hen ervan dat een rondje hardlopen tijdens kantooruren echt geen doodzonde is.

Werken deze maatregelen onvoldoende, dan zijn ook rigoureuze maatregelen mogelijk. Denk aan het vergrendelen van de digitale werkplek op bepaalde tijdstippen. Toch is dat eigenlijk niet wenselijk. Immers: de moderne werkplek heeft eigen verantwoordelijkheid als belangrijk uitgangspunt. Juist door beperkingen op te leggen kunnen leidinggevenden gemakkelijk vervallen in een traditioneel rollenpatroon. En daar zit niemand op te wachten.