Waarschijnlijk heeft een groot deel van uw klanten de inrichting en de IT-voorzieningen van het kantoorpand moeten herzien. Niet zo vreemd: afstand houden is belangrijk, flexwerkplekken zijn onderdeel van het nieuwe normaal en een deel werkt bovendien thuis. Met deze tips tackelt u de belangrijkste uitdagingen.

1. Maak IT op flexwerkplekken ergonomisch

Het aanhouden van een vast bureau voor iedere individuele medewerker is in veel gevallen niet heel zinnig. Steeds meer medewerkers zullen immers hun tijd verdelen tussen thuiswerken en aanwezigheid op kantoor. In de praktijk blijven vaste bureaus daardoor veelal onbenut, en dat is zonde. Flexwerkplekken zijn in die situatie verstandiger.

Goede IT-voorzieningen op die bureaus zijn voor de bruikbaarheid en het draagvlak cruciaal. Voor de ergonomie is goede verstelbaarheid erg belangrijk. Dat geldt niet alleen voor het bureau, maar ook voor de stoel zelf. Besteed daarnaast aandacht aan goede docking mogelijkheden en vooral een externe monitor. Een voldoende groot en scherp paneel vergroot de productiviteit en het draagvlak voor flexplekken aanzienlijk.

Een monitor die beide aspecten combineert, is de LG 34WL750. Deze extra brede monitor meet maar liefst 34 inch en beschikt over een QHD-resolutie (3440 x 1440 beeldpunten). Door die extra werkruimte kunnen medewerkers eenvoudig twee applicaties naast elkaar gebruiken. De monitor is zowel in hoogte verstelbaar als kantelbaar, zodat iedere medewerker het scherm op de ideale ooghoogte kan afstellen. HDR- en IPS-technologie zorgen voor een hoge beeldkwaliteit en comfortabele kijkhoek.

2. Plaats beveiligingsschermen

Uiteraard is veiligheid de hoogste prioriteit. Het is dan ook zeer aan te bevelen de flexplekken te voorzien van plexiglas beveiligingsschermen voor bescherming van personeel op de werkplek. Dat verkleint de kans op besmetting op kantoor aanzienlijk.

Bijvoorbeeld NewStar levert hoogwaardige transparante beveiligingsschermen. Deze zijn eenvoudig te plaatsen op een bureausteun, gemakkelijk te reinigen en bewegen in hoogte mee met de monitor en het in hoogte verstelbare bureau. De oplossing neemt geen extra ruimte in op het bureau.

3. Gebruik efficiënte vergadertools

Vergaderen ziet er op het anderhalve meter kantoor anders uit dan we gewend waren. Het zal steeds vaker voorkomen dat een of meerdere deelnemers vanuit de thuiswerkplek digitaal meedoen. Voor degene die wel fysiek aanwezig zijn geldt dat ellenlange vergaderingen in een en dezelfde ruimte sowieso uit den boze zijn, omdat daarmee de besmettingskans toeneemt. Dat alles vraagt om voorzieningen die vergaderingen efficiënter maken en waarbij fysieke afstand tot elkaar geen rol meer speelt.

Een groot digitaal whiteboard is voor efficiënt digitaal vergaderen een uitkomst. Een goed voorbeeld hiervan is het NEC InfinityBoard. Deelnemers kunnen via het aanraakscherm ideeën visualiseren en samenwerken aan documenten. Dit interactieve whiteboard is bruikbaar met iedere oplossing voor videoconferencing, zoals Microsoft Teams, Zoom of Skype for Business. Op die manier kunnen ook thuiswerkers deelnemen, alsof ze fysiek aanwezig zijn. De schermen zijn verkrijgbaar in formaten tussen de 55 en 86 inch.

Het is verstandig digitale whiteboards te voorzien van een verrijdbaar onderstel. Op die manier zijn de schermen flexibel bruikbaar in meerdere ruimtes. Bovendien kan op die manier een vergadering zelfs in de buitenlucht plaatsvinden, mocht het aantal deelnemers te groot zijn om binnen anderhalve meter afstand te bewaren. Goed voorbeeld zijn de stands uit de F-serie van Vision. Deze zijn verrijdbaar en bovendien compatibel met bijvoorbeeld de Microsoft Surface Hub 2S, Microsoft’s interactieve whiteboard.

4. Maak applicaties en bestanden overal toegankelijk

Een eenvoudige, veilige toegang tot alle benodigde applicaties en bestanden heeft voor IT natuurlijk al ruime tijd topprioriteit. Het nieuwe normaal vraagt wel om meer flexibiliteit. Ook thuis en onderweg moeten deze beschikbaar zijn, en bovendien op ieder apparaat. Dat moet ook nog eens veilig kunnen.

Al die aspecten vereisen een andere kijk op distributie van deze assets. Door deze zaken los te koppelen van de hardware ontstaat die bewegingsvrijheid. Een oplossing waarmee u dit realiseert is bijvoorbeeld VMware Workspace ONE. Dit platform biedt toegangsbeheer, applicatiemanagement en multiplatform endpoint management vanuit een enkel, gemakkelijk te beheren platform. Het levert daarmee een geïntegreerde digitale werkplek, Medewerkers hebben via een portal toegang tot alle benodigde applicaties en bijbehorende documenten. Dat kunnen moderne cloud-apps zijn, maar ook legacy bedrijfsapplicaties.

5. Maak gebruik van digital signage

Voor veel medewerkers is een ‘terugkeer’ naar kantoor spannend. Welke maatregelen zijn genomen? Kan ik veilig mijn werk doen. Het is belangrijk dat uw klant hen goed kan informeren. Bijvoorbeeld de digital signage oplossingen van Philips zijn daarvoor ideaal. U kunt de grote, centraal te beheren schermen gebruiken voor het tonen van nieuwe looproutes, veiligheidsmaatregelen of bijvoorbeeld een overzicht van beschikbare overlegruimtes en werkplekken.

Philips heeft ook kleine signage oplossingen beschikbaar. Zo heeft Phillips een 10” tablet voor naast de vergaderruimte, optioneel voorzien van signage software van TDM. Met deze oplossing kunnen medewerkers eenvoudig de betreffende ruimte boeken, dankzij een naadloze integratie met Office 365 of Google Calendar

Meer weten?

Tech Data kan u uitgebreid ondersteunen bij de inrichting van het ‘nieuwe kantoor’. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op.