Een veilige digitale werkplek is belangrijker dan ooit. Zonder speciale oplossingen bestaat het risico op ‘shadow IT’, waarin medewerkers een eigen mix aan applicaties en apparaten naar eigen inzicht gebruiken. Maar waar moet u op letten als u een digitale werkplek implementeert en inricht?
De manier waarop we werken is de afgelopen periode behoorlijk veranderd. Veel organisaties zijn tot inzicht gekomen dat thuiswerken grote voordelen biedt. Sommige van uw klanten zijn wellicht al een stap verder, en hebben een zogeheten ‘remote-first strategie’ omarmd. Op afstand werken is daarbij de norm, gezamenlijke aanwezigheid in een fysieke ruimte de uitzondering. Niet onterecht: flexibiliteit zorgt voor een betere werk-privébalans, een grotere aantrekkingskracht op nieuw talent, minder uren in de file, en medewerkers zijn bewezen productiever.
Toch zijn de IT-voorzieningen daar nog lang niet altijd op berekend. Organisaties hebben veelal hun werkplekken nog ingericht op een 9-tot-5-cultuur waarbij het gros op kantoor zit. Het is dan ook niet zo verwonderlijk dat medewerkers in zo’n omgeving zelf allerlei kunstgrepen toepassen om bijvoorbeeld ook thuis productief te zijn.
Chaos voorkomen
Denk aan het gebruik van privé-apparaten en voor hen vertrouwde diensten en applicaties die eigenlijk niet voor zakelijke omgevingen bedoeld zijn. Dat kan resulteren in chaos: onbereikbare applicaties, zoekgeraakte bestanden, datalekken, medewerkers die net niet lekker productief kunnen zijn omdat ze zoeken naar de juiste middelen. Het is kortom een bedreiging voor de veiligheid, productiviteit en continuïteit en zelfs voor imago van uw klant.
Een digitale, centraal beheersbare werkplek kan die ellende voorkomen. Toch staat of valt zo’n digitale werkplek met de veiligheid en inzetbaarheid ervan. Bij het kiezen van de juiste oplossing en het optuigen van die werkplek is dan ook een aantal vragen cruciaal:
1. Zijn applicaties en data overal toegankelijk?
Het is belangrijk dat mobiele medewerkers zonder problemen bij alle voor hun taken benodigde applicaties kunnen. Dat is voor cloudgebaseerde software doorgaans niet zo’n issue, maar kan bij bedrijfsspecifieke applicaties voor complicaties zorgen. Zo zijn sommige applicaties afhankelijk van de verbinding met een on-premises bedrijfsserver. Ook Java- en .NET-applicaties vereisen voor een probleemloze werking vaak toegang tot het bedrijfsnetwerk.
Behalve applicaties moeten ook data overal toegankelijk zijn. Medewerkers moeten immers bij hun documenten kunnen. Maar ook applicaties hebben vaak toegang tot data nodig om goed te functioneren. Die datatoegang moet veilig en centraal zijn geregeld.
Een oplossing waarmee u dit realiseert is bijvoorbeeld VMware Workspace ONE. Dit platform combineert toegangsbeheer, applicatiemanagement en multiplatform endpoint management. Het levert daarmee een geïntegreerde digitale werkplek, op ieder device. Onderdeel van de oplossing is een applicatieportal. Medewerkers hebben via die portal toegang tot alle benodigde applicaties en bijbehorende documenten. Dat kunnen moderne cloudapps zijn, maar ook legacy bedrijfsapplicaties. Ze kunnen daarbij op ieder moment ‘switchen’ van apparaat en verder werken waar zij gebleven waren.
2. Is de digitale werkplek veilig en tegelijkertijd gebruiksvriendelijk?
Zeker nu medewerkers zich niet meer massaal binnen de firewall bevinden, is belangrijk dat de inlog- en aanmeldprocedures op orde zijn. Zo weet de organisatie dat degene die toegang wil tot digitale middelen ook daadwerkelijk degene is die hij of zij zegt te zijn.
Tegelijkertijd is het belangrijk dat de veiligheidsmaatregelen de workflow van medewerkers zo min mogelijk verstoren. Een voorziening die hiervoor kan zorgen is authenticatie via single sign-on. Daarmee krijgen gebruikers na een enkele keer inloggen toegang tot al hun applicaties en bestanden.
Voor het verkleinen van de veiligheidsrisico’s is multifactorauthenticatie een pre. Daarbij moeten gebruikers naast een wachtwoord altijd een tweede inlogmiddel overleggen, zoals een code die ze naar hun smartphone toegestuurd krijgen.
Het is verder belangrijk dat de IT-beheerder eisen kan stellen aan de apparaten en applicaties die toegang vragen tot bedrijfsdata. Bijvoorbeeld dat de instellingen veilig genoeg zijn, of dat de apparaten voldoen aan de gestelde compliance-eisen.
Het toegangsbeheer van VMware Workspace ONE voldoet aan bovengenoemde eisen. Daarbij kan de oplossing alle datatransport versleutelen. Desgewenst voorziet het iedere applicatie van een eigen VPN-verbinding met de bedrijfsdata, zodat kwaadwillenden deze niet kunnen onderscheppen.
3. Zijn alle gebruikte devices goed beheersbaar?
Medewerkers gebruiken allerlei devices om hun werk op diverse plekken en onder verschillende omstandigheden zo goed mogelijk uit te voeren. Dat is de ene keer een tablet, de andere keer een laptop of een smartphone. Ook privé-apparatuur maakt geregeld deel uit van die mix.
In een dergelijke gemengde omgeving is een solide beheer van alle devices cruciaal. Niet alleen om een probleemloze werking te garanderen, maar zeker ook voor het minimaliseren van securityrisico’s. Zo is het belangrijk dat u of de IT-beheerder van uw klant apparaten op afstand kunt voorzien van patches en updates. Dat verkleint de kans dat hackers misbruik maken van bekende kwetsbaarheden in de software.
Maken medewerkers voor hun werk gebruik van privétoestellen? Dan is het waardevol dat beheerders de zakelijke data op zo’n apparaat kunnen isoleren. Dat verkleint de kans dat die data via de verkeerde kanalen naar buiten lekken.
VMware Workspace ONE voldoet aan deze gestelde vereisten, en voelt zich daarbij thuis in de meest gemengde omgevingen. Het kan overweg met apparaten draaiend op Windows, Mac OS, iOS, Android, Linux en Chrome OS.
4. Zijn er genoeg mogelijkheden voor communicatie en samenwerking?
Flexibiliteit mag niet ten koste gaan van de samenwerking en de onderlinge communicatie. Wanneer het gros van de medewerkers de werkzaamheden vanuit huis verricht, zijn deze twee zaken niet altijd vanzelfsprekend.
Gelukkig is de afgelopen jaren het aantal tools voor bijvoorbeeld samenwerken aan bestanden fors gegroeid. Sommige daarvan zijn gratis en gemakkelijk beschikbaar. Dat heeft ook een keerzijde: wanneer gebruikers op eigen gelegenheid hun favoriete tooling in gebruik nemen, kunnen chaotische en (daardoor) onveilige situaties ontstaan. Een wildgroei aan cloudoplossingen vergroot de kans op een cyberincident en verkleint de grip die de IT-verantwoordelijke heeft op het dataverkeer.
Het is aan u als IT-partner om een leidende en coördinerende rol te vervullen als het gaat om het versterken van het teamwork en communicatie. VMware Workspace ONE kan u daarbij helpen. Allereerst zorgt u met de applicatieportal voor eenvoudige beschikbaarheid van de juiste applicaties. Dat voorkomt een wildgroei aan gebruikte tools.
Ook voor het verbeteren van de communicatie heeft VMware Workspace ONE diverse mogelijkheden. Zo biedt het een intranetomgeving, waarin de organisatie centraal informatie kan publiceren. En bij urgente zaken of updates over bijvoorbeeld nieuwe mogelijkheden of policywijzigingen zijn medewerkers via in-app push notificaties snel op de hoogte.
5. Kan ik als partner support op afstand verlenen?
Wanneer medewerkers voornamelijk thuiswerken, is enige zelfredzaamheid bij technische problemen gewenst. Bij complexere problemen kunnen medewerkers uiteraard niet geheel aan hun lot overgelaten worden. Deze situatie vraagt om voorzieningen die hen enerzijds zo zelfredzaam mogelijk maken, maar anderzijds effectieve hulp op afstand faciliteren.
VMware Workspace ONE biedt ook hiervoor functionaliteiten. Met FAQ’s, een chatbot en een digitale assistent biedt u medewerkers bij veelvoorkomende problemen snel hulp, zonder menselijke tussenkomst. Is de hulpvraag complexer, dan zijn er diverse middelen voor inzage in en overname van het apparaat. Zo biedt de oplossing inzicht in de configuratie, geïnstalleerde updates en andere informatie die voor het oplossen van het probleem van belang kunnen zijn. Met tools voor bijvoorbeeld schermdeling en het bewerken van het systeemregister, een terminal en een bestandsbeheerder is het probleem vervolgens op afstand te verhelpen.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de technologie van VMware en hoe deze bijdraagt aan een productievere flexibele workforce van uw klanten? Neem contact met ons op voor meer informatie.